Introductie Intake management
Intro
Dit help-onderwerp betreft een algemene uitleg over de werking van het intakeformulier. Inhoudelijke toelichtingen worden in het formulier vermeld. Indien hier vragen over zijn kunt u terecht bij de contactpersoon aangegeven in het formulier.
Dit artikel beschrijft de stappen die doorlopen worden voor het indienen van het formulier, zoals het formulier tussentijds opslaan, het formulier indienen en het controleren van de status. Je vult het formulier in en vervolgens wordt het formulier verzonden naar de inkoopafdeling. Je ontvangt een bevestigingsmail met een kopie van het formulier.
Indien van toepassing ontvang je ook een e-mail dat het formulier goedgekeurd, afgekeurd of heropend is zodra het intakeformulier behandeld is door de goedkeurder.
Invullen
Verplichte velden
Is de knop Volgende niet actief? Controleer dan of alle verplichten vragen zijn ingevuld. Pas als alle verplichten velden zijn ingevuld, is het mogelijk om naar de volgende pagina te gaan.
Bewaar knop
Klik rechts in het formulier op Bewaar om het formulier op te slaan en op een later moment verder te gaan. Het formulier wordt per mail doorgestuurd met een link naar het formulier. Vanuit de mail kan het formulier geopend worden om verder te gaan.
Bijlage toevoegen
Klik eerst op Bewaar in het rechtermenu om het formulier op te slaan om een bijlage toe te voegen.
Helptekst:
Het vraagtekensymbool kan worden gevonden naast sommige vragen. De inkoper voegt deze toelichting toe om duidelijkheid te geven aan de betreffende vraag. Wanneer er met de muis over het vraagtekensymbool wordt gegaan verschijnt de helptekst.
Instellingen:
Het instellingen icoon en printicoon bevinden zich rechts bovenin de pagina van het formulier. Met het instellingen icoon kunnen de Taal, Tijdszone en Omgeving worden ingesteld. Het printicoon wordt gebruikt als de pagina dient te worden afgedrukt. Dit kan naar een pdf-document of als echte afdruk worden geprint.
Indienen
Bij het indienen verschijnt er een controlepagina waarin een samenvatting wordt weergegeven van het ingevulde formulier. Er kan ten alle tijden worden teruggekeerd naar de voorgaande bladzijden indien er aanpassingen dienen te worden gedaan aan het formulier. Vervolgens kan er met de Indienknop rechtsboven worden ingediend.
Vervolg
Na het indienen wordt er een bericht gestuurd naar de inkoper en naar de indiener. Indien er gebruik wordt gemaakt van een goedkeuringsflow in het formulier, wordt er ook een bericht gestuurd naar de goedkeurder.
Status
De indiener van het formulier zal in de mail die diegene ontvangt kunnen bijhouden hoever de goedkeuringsflow is en wie moet goedkeuren. Gebruik de link in de mail om het formulier te openen.
Hier is een overzicht van:
- Diegene die het formulier goedkeuren.
- De status van de goedkeuring.
- Feedback van de goedkeurder.
Heropenen formulier
De inkoper heeft daarnaast de mogelijkheid om het formulier te heropenen, indien er bepaalde informatie niet correct is ingevuld. Als indiener van het formulier is het dan mogelijk om het formulier opnieuw te openen en een aantal vragen opnieuw in te vullen.
- Gebruik de link in de mail om het formulier te openen.
- Bovenin het formulier is de feedback van de goedkeurder zichtbaar.
- Doorloop het formulier en gebruik de feedback om de wijzigingen te maken.
- Dien het formulier opnieuw in.